¿Cansad@ de reuniones aburridas?

“¿Y si empezáramos a ver las reuniones, entendidas como encuentros en los que se debaten asuntos importantes para todos y se toman decisiones colectivas, como una necesidad humana tan básica, como comer, dormir o tener relaciones sexuales? ¿Y si empezáramos a considerarlas, no como una obligación aburrida, sino algo esencial para nuestra supervivencia? ¿Y si resultara que las reuniones nos conectan con nuestro ser más profundo, con nuestra comunidad local y con el gran misterio? ”

Beatrice Briggs, directora del IIFAC

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Fuente: imágenes de google

Si estás leyendo este post, es probable que hayas estado en reuniones en las que has sentido aburrimiento, o incluso frustración,en un proceso que se ha convertido complicado y tedioso. Aunque parezca mentira, se pueden hacer reuniones donde se traten temas complicados y se tomen decisiones importantes, y se hagan de manera sencilla y efectiva. ¿Cómo podemos contribuir a ello? Una buena Gestión de la Agenda, reparto de roles operativos (Guardián del tiempo, Turno de palabra, Escribano, etc.), la figura de Facilitador/a, generar un ambiente de confianza, establecer o recordar los acuerdos básicos sobre funcionamiento y comunicación e incluir espacios de indagación cuando no haya suficiente información para la toma de decisión.

AGENDA ¿Cómo podemos hacer una buena gestión de la agenda?

Una buena gestión de la agenda empieza por lanzar la convocatoria con una propuesta abierta de agenda y tiempo suficiente para que la gente pueda aportar los puntos que le interesa tratar y se pueda organizar.

A continuación, organizamos los puntos de la agenda. Para organizar la agenda se debe tener en cuenta el orden de los tipos de puntos a tratar (informativos, petición, coordinación, introducción de propuesta, análisis y debate, toma de decisión,…), siendo aconsejable tratar los más sencillos y motivadores al principio; y al final dejar los que requieren más concentración y energía para decidir. Los tiempos que queremos dedicarle a cada punto también es aconsejable que estén definidos desde el principio para facilitar una secuencia y dar a cada uno su espacio. La propuesta de agenda estará abierta hasta el inicio de la reunión, estará visible durante toda la reunión y será realista en cuanto a que los contenidos deben ajustarse a las personas asistentes y al tiempo disponible, puede que algunos punto sea mejor dejarlos para otro momento o que las personas idóneas no estén (mira en tus acuerdos básicos)

ROLES EN UNA ASAMBLEA como Espacio autogestionado

En el contexto de una asamblea, contar con personas que se encarguen de funciones relacionadas con la organización y el proceso, dan fluidez al desarrollo y además favorecen la implicación de las personas. Estas funciones pueden ser: tomar acta, anotar y aclarar los acuerdos alcanzados y los siguientes pasos a seguir; apuntar temas que puedan quedar para el futuro; gestionar el turno de palabra; poner atención al tiempo empleado para cada punto y visualizar las desviaciones respecto de lo planificado, etc. Puede ser interesante favorecer que estas funciones, o roles, las desempeñen personas que suelen intervenir menos o incluso que sea la primera vez que asisten; y es interesante también que estos roles vayan rotando.

FACILITADOR/A

La figura de facilitador/a da una posibilidad de acompañamiento desde una perspectiva externa al grupo que permite, además de favorecer la efectividad, cuidar la dedicación puesta en las personas, los objetivos y el propio proceso de la reunión de una manera más equilibrada y menos condicionada por la cultura y el ambiente grupal. En el caso de la toma de decisiones se hace especialmente importante por ser un espacio en el que la gestión de la diversidad de opiniones se complica al tener implicaciones directas sobre el futuro del grupo.

El rol facilitador puede ejercerlo una persona del grupo con las habilidades y conocimiento apropiado, en cuyo caso es recomendable para todo grupo contar con diferentes personas formadas y que puedan ejercer esta función de manera rotativa. O puede ser alguien de fuera del grupo, lo que es especialmente aconsejable en el caso de decisiones complejas e importantes, o de un conflicto que el grupo no puede solucionar con sus propios recursos.

ACUERDOS BÁSICOS

Para crear un clima de confianza en el que nos permitamos el acercamiento y el avance común del grupo, es interesante incluir procedimientos y acuerdos para favorecer la escucha y el entendimiento. Así, todas las personas pueden expresar sus propuestas, análisis y valores de forma igualitaria y cuidando los rangos que puedan existir en el grupo.

Los acuerdos básicos son el conjunto de indicaciones, preferencias, e incluso, normas sobre el funcionamiento de un grupo. En relación a las asambleas y reuniones, definirán cosas como son: el proceso, la comunicación, los métodos de toma de decisión para cada caso, la estructura, los protocolos de actuación, la intención, el enfoque, y todo aquello que se podrían definir para garantizar un clima de cuidado, inclusión y efectividad. Es importante  también para visibilizar las suposiciones y criterios que cada persona tiene en su fuero interno y construir un fuero colectivo referente para el grupo donde todas tienen la misma información respecto al funcionamiento del grupo.

Una lista de propuestas para acuerdos básicos puede ser:

  • Cuidado del grupo: Somos puntuales comenzando y terminando las actividades y los descansos en el tiempo previsto
  • Hablamos en primera persona y nos escuchamos: sin solaparnos, sin repetirnos, sin enjuiciar y con respeto.
  • En las asambleas, usamos preferentemente el consenso, como método de toma de decisiones.
  • Utilizar un/a facilitador/a.
  • Dejar un tiempo para pensar.
  • Igualdad de oportunidades.
  • No vale interrumpir.
  • Nadie habla dos veces (hasta que todos/as han hablado).
  • Hablar en primera persona.
  • Buscar la solución, no el problema.
  • Discutir lo indiscutible (evitar dar por supuesto opiniones, por muy comunes que parezcan).
  • Centrarse en necesidades y no en intereses.
  • Compartir toda la información relevante.
  • Todos participan.
  • Contar con una agenda.
  • Sólo habla una persona a la vez.
  • Escuchar con respeto (por ejemplo, que el/la facilitador/a levante la mano para pedir silencio)
  • No vale atacar verbalmente ni culpar.
  • Confidencialidad.
  • Silencio = Consentimiento (Si no hablas significa que estás de acuerdo).
  • Estamos de acuerdo en que podemos estar en desacuerdo.
  • Asegurarse de compartir una base común de información.
  • Céntrate en los intereses, no en las posiciones.
  • Combina la defensa de tus ideas con la apertura al otro – monólogos a convertirse en un diálogo real.
  • Diseña conjuntamente los próximos pasos en lugar de tomar decisiones privadas.

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Cuando los miembros de un grupo pueden tomar una decisión libremente y con toda la información necesaria, su compromiso con la decisión es mayor. Antes de tomar una decisión es necesario que todas las personas implicadas conozcan la información relevante y se hayan podido expresar al respecto. Si en el momento de decidir sobre un punto aparecen resistencias a tomar la decisión, puede que nos estemos saltando un paso anterior, faltando información para tomar la decisión o incluso sea necesario indagar más sobre alternativas posibles. Esto nos puede llevar a falsos acuerdos, o falsos consensos, que después resultan en situaciones donde no se tienen en cuenta los acuerdos e incluso que no se cumplan. Sobre falsos consensos y acuerdos podríamos escribir otro post.

Concluyendo y resumiendo es importante darle a las asambleas el rigor y sentido de ritual que tienen dentro del devenir del grupo. Tomamos decisiones que son cruciales para los proyectos y es importante dedicarle el tiempo necesario de preparación y dedicación antes, durante y después de la Asamblea. La Asamblea se construye entre todo el grupo y así se tendría que reflejar en la Agenda y en la gestión de la Agenda. Si lo hacemos así, el grupo estará más comprometido con las decisiones que toma y por ende, el proyecto tendrá mayores incentivos para andar bien.

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¿Cómo explicarías el funcionamiento de tu grupo a una persona nueva? Nociones de Gobernanza en Grupos

 

Es, en ese momento, en el que seguro piensas, “¿Cómo funcionamos?”, y te vendrán muchos detalles a la mente sobre cómo os organizáis, donde os ubicáis, cómo definís tareas, cuáles son los procedimientos de comunicación y operación, incluso cuál es la visión y misión del grupo, entre otros. De todos esos detalles, habrá algunos que están acordados y definidos en algún documento, y por tanto, medianamente accesibles; otros, en cambio,  se dan por supuesto porque ya se lleva haciendo mucho tiempo “las cosas así”, son situaciones automáticas y se hacen por inercia. ¿Podéis pensar alguna? ¿Qué le contáis a las personas nuevas? ¿Creéis que cualquier persona de vuestro grupo le contaría lo mismo a cada persona nueva que entra?

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Imagen de la obra “La Gente”

¿Qué es la Gobernanza?

‘Gobernanza’ es la acción o manera de gobernar, la manera en que se ejerce el poder para gestionar los asuntos de una organización o grupo. En relación con la gobernanza, es importante considerar no sólo quién decide, sino también cómo se decide y dar respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son nuestros acuerdos básicos para las reuniones?

Los acuerdos básicos son un conjunto de directrices sobre los comportamientos que pueden mejorar el proceso de un grupo. Permite ponernos de acuerdo y visibilizar las bases de funcionamiento y comportamiento dentro del grupo.  

  • ¿Son todas las decisiones iguales: en importancia, alcance…?

Hay muchos tipos de decisiones en un grupo, principalmente se diferencian 3 tipos: estratégicas, organizativas y operativas. No todas deben ser tratadas de la misma manera; es importante darse cuenta de qué implicación tienen y la urgencia/importancia de cada decisión en cada momento; y definir un sistema de toma de decisiones para cada aspecto o punto.

  • ¿Quién debería decidir en qué decisiones?

No es necesario que todas las personas decidamos sobre todo y el grupo ha de definir qué personas estarán en qué procesos de decisión. Por ejemplo, si estamos definiendo cómo hacer una tarea que se ha asignado a una comisión; para evitar largos procesos de decisión, es recomendable que se confíe en la comisión y ella misma tenga su propio proceso de decisión con las personas de la comisión.  

Los grados de implicación de las personas en los procesos de decisión, pueden estar determinados por el tipo de decisión que se está considerando:

  1. Decisiones estratégicas: tienen que ver con la identificación de objetivos generales y a largo plazo; y los medios para conseguirlos. Es aconsejable que involucre a todas las personas.
  2. Decisiones organizativas: tienen que ver con la manera en la que se organizan los diferentes aspectos y partes de un grupo, con el objetivo de ser más eficientes y ordenados. Debería involucrar a las personas que se ven afectadas por la decisión organizativa.
  3. Decisiones operativas: se refieren a la manera en que un grupo lleva a cabo sus acciones cotidianas. Involucraría exclusivamente al grupo de personas o comisión a la que se le ha encomendado una tarea para la que hay que tomar esa decisión operativa.
  • ¿Qué método de toma de decisiones debemos utilizar para cada tipo de decisión?

Pueden ser por consenso, por consentimiento, consenso menos uno, consenso a plazo, supermayorías del 90%, de dos tercios o similares.

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Imagen de la obra “La Gente”
  • ¿Cuántas veces nos queremos reunir para tomar las decisiones? ¿Durante cuánto tiempo?

La frecuencia y el tiempo dedicado a la toma de decisiones puede ser uno de los acuerdos básicos para alcanzar una mayor efectividad en el proceso. Es recomendable estar como máximo una hora y media en una reunión, si se quiere estar más tiempo interesa hacer descansos y cuidar la energía de las personas. La frecuencia y la duración deben ajustarse a las posibilidades de las personas del grupo para favorecer una participación de calidad.

  • ¿Cómo vamos a asegurar que el proceso de toma de decisiones sea realmente participativo, inclusivo y justo?

Una buena Gestión de la Agenda, la figura del Facilitador/a, reparto de roles operativos (Guardián del tiempo, Turno de palabra, Escribano, etc.), generar un ambiente de confianza, acuerdos básicos sobre comunicación e incluir espacios de indagación previos a la toma de decisión.

  • ¿Cómo comunicaremos las decisiones al resto del grupo?

Mantener la comunicación de lo sucedido en las reuniones con el resto del grupo garantizará un seguimiento e inclusión de todas las personas en los procesos. Generalmente, al acta de la reunión, que se habrá tomado por el/la escribano/a, se pasará al resto del grupo por los canales de comunicación acordados.

Foto 3 Post 1 Taller Gobernanza

Imagen de la obra “La Gente”

Todos estos detalles definen la gobernanza de un grupo. Y como habrás podido observar en ti mismo, hay parte formal definida y clara, y otra parte informal no escrita, sino que se da o se supone y no está tan definida. Cuando llega una nueva persona al grupo, es importante que pueda tener toda la información de cómo se gestiona el grupo y así poder actuar en base a él. Por un lado esa persona nueva se adaptará más rápidamente al grupo, y por otro lado, el grupo seguirá respetando sus acuerdos básicos.

En conclusión, nos interesa que parte informal pase a formal definiéndose entre todas las personas del grupo y quedando clara y accesible. Cuanto menor sea la estructura informal, mayor será la claridad del grupo en el manejo de sus reuniones, de los miembros del grupo, de los rangos, del poder; y por tanto, más probable que se den menos conflictos y una mayor efectividad en las reuniones.

 

Texto escrito por Ceci y Fono

TALLER INTRODUCCIÓN A LA FACILITACIÓN

El pasado 3 de abril, las holonautas Inma y Fono facilitaron en Aracena el TALLER INTRODUCCIÓN A LA FACILITACIÓN: Mejorando la vida de los grupos. “El proceso de crear un proyecto de forma colectiva”.

Asistieron unas 20 personas de diferentes colectivos como IU, Podemos, Plataforma Serrana “Descubriendo al TTIP”, Claustros de maestros, Claustros de profesores, Asociaciones educativas varias y Grupo de Meditación Budista. La media de edad estaba entre los 40 y los 50 años y en general el conociemiento que se tenía sobre la facilitación de grupos era escaso. Nos sorprendio gratamente la conexión de las asistentes con la expresión emocional y desde el primer momento se creó un ambiente intimo que propició la participación activa y creatividad que se dió en el taller.

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El taller fue esencialmente vivencial, la idea es que sintiendo en nosotros mismo el proceso de grupo nos es mas facil identificar las situaciones y desde ahí formar la estrategia de avance. A través de varias dinámicas las participantes experimentaron la influencia de nuestra situación personal y vivencias sobre los prejuicios y la percepción que tenemos en cada momento de las situaciones. Pudieron mostrar su experiencia visualizando roles, desgranando la planificación, toma de decisiones y accion de procesos exitosos en llegar al objetivo y otros que no lo consiguieron. Y se evidenció la importancia de equilibrar las energias puestas en cuidar a las personas y al proceso tanto como el objetivo.

A parte de una introducción general, quisimos profundizar un poco mas en la Comunicación No Violenta y en la Gobernanza, pues el grupo habia mosrado interes en estos temas. El tiempo no dio para mas y esta parte teórica fue brevemente expuesta y con un pequeño turno de preguntas.

Agradecemos la asistencia y la implicación y entusiasmo que mostraron en el desarrollo del taller.

Muy sinceras gracias!

Encuentro de Alternativas – Sevilla – 8 al 10 de abril

PORTADA BLOG

Este fin de semana, entre el viernes 8 y el domingo 10, tendrá lugar el XXIV Encuentro de Alternativas, con el lema  “Otro mundo es posible, un mundo donde quepan muchos mundos.”

Holonautas colabora activamente en la organización y gestión del Encuentro a dos niveles. Por un lado como facilitadores/as a demanda de El Bardal, para aquello en cuanto se nos requiera en este proyecto (como observar en la Asamblea del viernes 8 y facilitar la Asamblea del domingo 10). Por otro lado sosteniendo diversos talleres formativos durante todo el fin de semana.

¡¡¡¡Ven a compartir con nosotras, te esperamos!!!!