¿Cansad@ de reuniones aburridas?

“¿Y si empezáramos a ver las reuniones, entendidas como encuentros en los que se debaten asuntos importantes para todos y se toman decisiones colectivas, como una necesidad humana tan básica, como comer, dormir o tener relaciones sexuales? ¿Y si empezáramos a considerarlas, no como una obligación aburrida, sino algo esencial para nuestra supervivencia? ¿Y si resultara que las reuniones nos conectan con nuestro ser más profundo, con nuestra comunidad local y con el gran misterio? ”

Beatrice Briggs, directora del IIFAC

Foto 2 Post 2 Taller Gobernanza

Fuente: imágenes de google

Si estás leyendo este post, es probable que hayas estado en reuniones en las que has sentido aburrimiento, o incluso frustración,en un proceso que se ha convertido complicado y tedioso. Aunque parezca mentira, se pueden hacer reuniones donde se traten temas complicados y se tomen decisiones importantes, y se hagan de manera sencilla y efectiva. ¿Cómo podemos contribuir a ello? Una buena Gestión de la Agenda, reparto de roles operativos (Guardián del tiempo, Turno de palabra, Escribano, etc.), la figura de Facilitador/a, generar un ambiente de confianza, establecer o recordar los acuerdos básicos sobre funcionamiento y comunicación e incluir espacios de indagación cuando no haya suficiente información para la toma de decisión.

AGENDA ¿Cómo podemos hacer una buena gestión de la agenda?

Una buena gestión de la agenda empieza por lanzar la convocatoria con una propuesta abierta de agenda y tiempo suficiente para que la gente pueda aportar los puntos que le interesa tratar y se pueda organizar.

A continuación, organizamos los puntos de la agenda. Para organizar la agenda se debe tener en cuenta el orden de los tipos de puntos a tratar (informativos, petición, coordinación, introducción de propuesta, análisis y debate, toma de decisión,…), siendo aconsejable tratar los más sencillos y motivadores al principio; y al final dejar los que requieren más concentración y energía para decidir. Los tiempos que queremos dedicarle a cada punto también es aconsejable que estén definidos desde el principio para facilitar una secuencia y dar a cada uno su espacio. La propuesta de agenda estará abierta hasta el inicio de la reunión, estará visible durante toda la reunión y será realista en cuanto a que los contenidos deben ajustarse a las personas asistentes y al tiempo disponible, puede que algunos punto sea mejor dejarlos para otro momento o que las personas idóneas no estén (mira en tus acuerdos básicos)

ROLES EN UNA ASAMBLEA como Espacio autogestionado

En el contexto de una asamblea, contar con personas que se encarguen de funciones relacionadas con la organización y el proceso, dan fluidez al desarrollo y además favorecen la implicación de las personas. Estas funciones pueden ser: tomar acta, anotar y aclarar los acuerdos alcanzados y los siguientes pasos a seguir; apuntar temas que puedan quedar para el futuro; gestionar el turno de palabra; poner atención al tiempo empleado para cada punto y visualizar las desviaciones respecto de lo planificado, etc. Puede ser interesante favorecer que estas funciones, o roles, las desempeñen personas que suelen intervenir menos o incluso que sea la primera vez que asisten; y es interesante también que estos roles vayan rotando.

FACILITADOR/A

La figura de facilitador/a da una posibilidad de acompañamiento desde una perspectiva externa al grupo que permite, además de favorecer la efectividad, cuidar la dedicación puesta en las personas, los objetivos y el propio proceso de la reunión de una manera más equilibrada y menos condicionada por la cultura y el ambiente grupal. En el caso de la toma de decisiones se hace especialmente importante por ser un espacio en el que la gestión de la diversidad de opiniones se complica al tener implicaciones directas sobre el futuro del grupo.

El rol facilitador puede ejercerlo una persona del grupo con las habilidades y conocimiento apropiado, en cuyo caso es recomendable para todo grupo contar con diferentes personas formadas y que puedan ejercer esta función de manera rotativa. O puede ser alguien de fuera del grupo, lo que es especialmente aconsejable en el caso de decisiones complejas e importantes, o de un conflicto que el grupo no puede solucionar con sus propios recursos.

ACUERDOS BÁSICOS

Para crear un clima de confianza en el que nos permitamos el acercamiento y el avance común del grupo, es interesante incluir procedimientos y acuerdos para favorecer la escucha y el entendimiento. Así, todas las personas pueden expresar sus propuestas, análisis y valores de forma igualitaria y cuidando los rangos que puedan existir en el grupo.

Los acuerdos básicos son el conjunto de indicaciones, preferencias, e incluso, normas sobre el funcionamiento de un grupo. En relación a las asambleas y reuniones, definirán cosas como son: el proceso, la comunicación, los métodos de toma de decisión para cada caso, la estructura, los protocolos de actuación, la intención, el enfoque, y todo aquello que se podrían definir para garantizar un clima de cuidado, inclusión y efectividad. Es importante  también para visibilizar las suposiciones y criterios que cada persona tiene en su fuero interno y construir un fuero colectivo referente para el grupo donde todas tienen la misma información respecto al funcionamiento del grupo.

Una lista de propuestas para acuerdos básicos puede ser:

  • Cuidado del grupo: Somos puntuales comenzando y terminando las actividades y los descansos en el tiempo previsto
  • Hablamos en primera persona y nos escuchamos: sin solaparnos, sin repetirnos, sin enjuiciar y con respeto.
  • En las asambleas, usamos preferentemente el consenso, como método de toma de decisiones.
  • Utilizar un/a facilitador/a.
  • Dejar un tiempo para pensar.
  • Igualdad de oportunidades.
  • No vale interrumpir.
  • Nadie habla dos veces (hasta que todos/as han hablado).
  • Hablar en primera persona.
  • Buscar la solución, no el problema.
  • Discutir lo indiscutible (evitar dar por supuesto opiniones, por muy comunes que parezcan).
  • Centrarse en necesidades y no en intereses.
  • Compartir toda la información relevante.
  • Todos participan.
  • Contar con una agenda.
  • Sólo habla una persona a la vez.
  • Escuchar con respeto (por ejemplo, que el/la facilitador/a levante la mano para pedir silencio)
  • No vale atacar verbalmente ni culpar.
  • Confidencialidad.
  • Silencio = Consentimiento (Si no hablas significa que estás de acuerdo).
  • Estamos de acuerdo en que podemos estar en desacuerdo.
  • Asegurarse de compartir una base común de información.
  • Céntrate en los intereses, no en las posiciones.
  • Combina la defensa de tus ideas con la apertura al otro – monólogos a convertirse en un diálogo real.
  • Diseña conjuntamente los próximos pasos en lugar de tomar decisiones privadas.

Foto 3 Post 2 Taller Gobernanza

Fuente: Banco de imágenes Stocklib

Cuando los miembros de un grupo pueden tomar una decisión libremente y con toda la información necesaria, su compromiso con la decisión es mayor. Antes de tomar una decisión es necesario que todas las personas implicadas conozcan la información relevante y se hayan podido expresar al respecto. Si en el momento de decidir sobre un punto aparecen resistencias a tomar la decisión, puede que nos estemos saltando un paso anterior, faltando información para tomar la decisión o incluso sea necesario indagar más sobre alternativas posibles. Esto nos puede llevar a falsos acuerdos, o falsos consensos, que después resultan en situaciones donde no se tienen en cuenta los acuerdos e incluso que no se cumplan. Sobre falsos consensos y acuerdos podríamos escribir otro post.

Concluyendo y resumiendo es importante darle a las asambleas el rigor y sentido de ritual que tienen dentro del devenir del grupo. Tomamos decisiones que son cruciales para los proyectos y es importante dedicarle el tiempo necesario de preparación y dedicación antes, durante y después de la Asamblea. La Asamblea se construye entre todo el grupo y así se tendría que reflejar en la Agenda y en la gestión de la Agenda. Si lo hacemos así, el grupo estará más comprometido con las decisiones que toma y por ende, el proyecto tendrá mayores incentivos para andar bien.

Foto 1 Post 2 Taller Gobernanza

Fuente: imágenes de google
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